VOOR INKOOP

Wij helpen mensen én organisaties met inkopen en aanbesteden in de publieke sector.

Hogeschool Utrecht

Over de samenwerking met Kim Borgman Emile Vinken, manager inkoop Eén van de vaste inkopers van het inkoopteam van Hogeschool Utrecht is helaas enige tijd

lees meer »

Hier staan
wij voor

lock@2x

en dit is
wat wij doen:

Wij helpen mensen én organisaties met inkopen en aanbesteden in de publieke sector. We geven advies op het gebied van inkopen en aanbesteden in de publieke sector. Voeren aanbestedingen uit als project of via detachering. We geven inkoopadvies en voeren ons eigen advies graag uit. Door middel van inkoopconsultancy verbeteren we de inkoopprocessen bij onze opdrachtgevers. Aanbestedingskennis ontwikkelen we binnen organisaties door het geven van opleidingen. Ook implementeren we purchase-to-pay systemen en andere inkooptools. Circulair inkopen kent voor ons geen geheimen.​ Inkoopadviesbureau Procurance, voor inkoop.

Advies en
implementatie

Na de eerste fase van inzicht verschaffen en advisering, heeft Procurance door de inzet van een consultant gedurende negen maanden bijgedragen aan een succesvolle implementatie. Deze leidde tot een sterk verbeterde relatie met de leveranciersmarkt, vele procesverbeteringen en zeer grote besparingen.

Advies en implementatie

Een inkoopverbeterprogramma bestaat uit een inkoopscan en de implementatie van gevonden verbeterpunten. Inkoop raakt direct en indirect veel verschillende bedrijfsprocessen en heeft invloed op uw bedrijfsresultaat. Des te belangrijker is het om de inkoopactiviteiten van uw organisatie zo goed mogelijk te laten verlopen. Met een inkoopscan leggen wij knelpunten en bijbehorende aanbevelingen bloot.

Hiervoor gebruiken we verschillende technieken: interviews, observaties, document reviews en spend- en procesanalyses. De resultaten krijgt u van ons terug in een heldere presentatie en een gedegen verslaglegging. Zo wordt inzichtelijk op welke wijze uw organisatie haar inkoopactiviteiten (verder) kan verbeteren.

Uiteraard kunt u ook de implementatie van verbeteringen aan Procurance overlaten. Laat ons de knelpunten uit de inkoopscan voor u oplossen om zo de effectiviteit en efficiëntie van de inkoopprocessen binnen uw organisatie te verbeteren.

Steeds meer organisaties (publiek en privaat) doen een groter beroep op de inkoopafdeling omdat zij het belang inzien van hun inkoopactiviteiten. Inkoopgerelateerde besluiten worden dan ook steeds ingewikkelder. Procurance helpt organisaties om het speelveld van inkoop binnen de organisatie inzichtelijk te maken.

Verwachtingen en (commerciële) doelen van de directie en operationele afdelingen van de organisatie, wet- en regelgeving, capaciteit en expertise van uw inkopers, en nog veel meer zaken spelen hierbij een rol. Zodra dit speelveld duidelijk is, stelt Procurance in nauwe samenwerking met u als opdrachtgever een passend inkoopbeleid op. Een inkoopbeleid dat bijdraagt aan de effectiviteit en efficiëntie van uw inkopers én het bedrijfsresultaat. Of dat nou winst, omzet, compliancy of maatschappelijke waarde betreft.

Met purchase-to-pay (P2P)-software stroomlijnt u de bestel- en facturatieprocessen. Bij de implementatie hiervan komt veel meer kijken dan uitsluitend de inrichting van een applicatie. Feitelijk digitaliseert u het gehele inkoopproces van bestelling tot betaling. Schakel Procurance daarom ook hiervoor in.

De implementatie van uw P2P-oplossing heeft ook veel impact op de werkzaamheden van een grote groep medewerkers. Gedragsverandering bepaalt dus mede het succes van een P2P-oplossing in uw organisatie. Procurance heeft al vele implementaties uitgevoerd en heeft hierdoor veel ervaring met zowel de technische kant van een dergelijke implementatie als de veranderkundige aspecten die hierbij komen kijken. Deze ervaring zetten we graag voor u in.

Inkoopadvies bij inhuur

Procurance zorgt voor:

  1. Een inhuur-analyse: “Welke manier van extern personeel inhuren past bij onze organisatie?”
  2. Begeleiden aanbestedingstraject: “Hoe huren we rechtmatig in?”
  3. Borgen in de organisatie: “Hoe organiseren we het contractmanagement van de inhuurovereenkomsten?”

Inhuren extern personeel

Geen enkele organisatie kan vandaag de dag zonder een flexibele schil van tijdelijke medewerkers en andere vormen van flexibele arbeid. “Inhuur” – om deze term gemakshalve als verzamelterm te gebruiken – is voor elke (semi)publieke organisatie belangrijk en vaak ook onmisbaar voor het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

Bij het organiseren en inkopen van inhuur hebben publieke organisaties al snel te maken met een doolhof aan steeds veranderende wet- en regelgeving. In de eerste plaats natuurlijk Europese aanbestedingswetgeving en daarnaast wetgeving op het gebied van ketenaansprakelijkheid, inlenersaansprakelijkheid en de wet DBA. En de lijst gaat nog even door. In dit doolhof staan processen onder druk door schaarste op de arbeidsmarkt. Terwijl er juist behoefte is aan de snelle en effectieve inzet van de juiste mensen.

Procurance helpt uw organisatie grip te krijgen het inhuren van extern personeel. Wij zorgen voor de vereiste inzichten binnen uw organisatie en op de markt. Hierdoor bent u beter in staat de juiste mensen op het juiste moment op de juiste plek te krijgen.

Bij Procurance bent u verzekerd van onafhankelijk advies op het gebied van de inkoop van inhuur. Door onze gebundelde expertise op het gebied van inkoop, aanbesteden en inhuurprocessen, kunnen wij publieke organisaties gericht ondersteunen en waar nodig ontzorgen. Na een gedegen inhuuranalyse als uitgangspunt begeleiden wij het inkooptraject. Ook na contractering van de gewenste leveranciers ondersteunen we desgewenst bij de implementatie en het inregelen van contractmanagement.

Ons team bestaat uit mensen met een brede inkoop- en aanbestedingsachtergrond en ervaring in HR-consultancy.

Neem voor meer informatie contact op met Margot de Heer | +31 6 156 450 58 | mdeheer@procurance.nl

Onze dienstverlening

Inhuuranalyse
De situatie van nu is gebaseerd op de beslissingen van vroeger, maar de situatie van nu is anders dan toen en mogelijk niet passend voor later”. Dit geldt zeker bij inhuur; daarom adviseren wij om te starten met een gedegen analyse, voor de vereiste inzichten, uitgangspunten en randvoorwaarden als input voor een onafhankelijk advies.

Beter zelf werven? Of toch inhuren? Zo ja, hoe organiseer je dat dan binnen de organisatiebehoefte en de kaders van diverse wet- en regelgeving. Is een raamovereenkomst vervolgens de best passende oplossing? Of bent u beter geholpen met een broker of een integrale oplossing van een MSP dienstverlener?

Met onze inkoop-inhuuranalyse beantwoorden we deze vragen.

Het inkopen van Inhuur

Als duidelijk is wat de exacte behoeften, wensen en best passende oplossing binnen relevante kaders zijn, kan een inkooptraject worden opgestart. Een dergelijke complexe aanbesteding kan zorgen voor weerstand en terughoudendheid, meestal omdat de vereiste gebundelde expertise en ervaring onvoldoende aanwezig is. Procurance heeft als inkoopadviesbureau deze expertise en ervaring in huis en kan de begeleiding van de aanbesteding uit handen nemen. We nemen de organisatie stap voor stap bij de hand, waardoor het hele proces behapbaar is voor uw organisatie.

Implementatie samenwerking Inhuur

De aanbesteding is afgerond. En nu staat de organisatie aan de start van een samenwerking met de nieuwe contractpartner(s). Procurance helpt bij de implementatie en de start van de samenwerking. Ook leggen wij de basis voor effectief contractmanagement. Zodat de nieuwe samenwerking ook daadwerkelijk wordt geactiveerd in de dagelijkse praktijk.

Inhoud volgt.

Inhoud volgt.

Ontwikkelen van kennis en vaardigheden

Ontwikkelen van kennis en vaardigheden

Goede mensen zijn schaars, dat is van alle tijden. Organisaties investeren veel tijd en geld om voldoende medewerkers met het vereiste niveau aan boord te krijgen. Met een werkplek faciliteren, de eerste werkinstructies geven en een kennismaking met de nieuwe collega’s bent u er natuurlijk niet. Sterker nog, dan begint het pas! Het is vervolgens zaak om deze nieuwe medewerkers zo snel mogelijk up-to-speed te krijgen, zodat ze kunnen doen waarvoor ze zijn gekomen.

Met inwerken van inkopers van elk niveau helpen wij organisaties graag. Of het nu gaat om starters, ervaren professionals of zij-instromers, wij zorgen ervoor dat uw medewerker passend binnen de context van uw organisatie en zijn of haar professionele vertrekpunt zo snel mogelijk écht aan de slag kan. We doen dit met een op maat gesneden programma van blended learning en on-the-job begeleiding. Ervaringen uit de praktijk in combinatie met ons track record op het gebied van (talent-)ontwikkeling zorgen ervoor dat we een diepgaande en snelle aanvulling op (en soms zelf vervanging van) traditionele opleidingstrajecten bieden.

Onze kennis en ervaring hebben wij vertaald in praktische opleidingen. Onze Workademy bereidt starters, zijinstromers en professionals in korte tijd voor op de praktijk.

In een wereld die steeds sneller aan verandering onderhevig, is het essentieel dat inkoopprofessionals zich blijven ontwikkelen. In kennis en in vaardigheden. Natuurlijk heeft een junior andere ontwikkelbehoeften dan een door de wol geverfde senior. Procurance biedt maatwerkoplossingen voor individuen en teams, die hun inkoopkennis en -skills een boost willen geven.

We ontwikkelen continu trainingen die inspelen op actuele onderwerpen. In samenwerking met ervaren trainers, juristen en inkopers geven we, individueel of klassikaal, inspirerende en praktische opleidingsdagen. Neem contact op voor de mogelijkheden.

Onze kennis en ervaring hebben wij vertaald in praktische opleidingen. Onze Workademy bereidt starters, zijinstromers en professionals in korte tijd voor op de praktijk.

Capaciteits-oplossingen

We hebben voor Procurance gekozen, omdat de bedrijfscultuur van dat bedrijf goed bij de onze past. Het zijn kundige inkoopconsultants die voor kwaliteit gaan en het zijn vooral ook prettige mensen om mee te werken.

Capaciteits-
oplossingen

Kampt uw organisatie met (langdurige) ondercapaciteit, om welke reden dan ook? Procurance beschikt over de mensen om het tekort op te vangen.

Bij deze tijdelijk inzet werken onze medewerkers onder uw vlag en heeft u, voor een vooraf bepaald aantal uren per week, de beschikking over onze ervaring, expertise en energie. Op deze manier kunt u blijven voldoen aan de verwachtingen van uw interne klanten en vallen inkooptrajecten niet tussen wal en schip.

We leveren expertise op ieder niveau en voor elke inkoopfunctie. Senior inkoopadviseurs gespecialiseerd in Europees aanbesteden, contractmanagers, inkopers in de private sector, administratieve ondersteuners. Ze zitten allen in ons arsenaal. Omdat wij geloven dat, naast een match op de inhoud, een ‘klik’ met u als opdrachtgever en met uw interne klanten zeer belangrijk is bij deze vorm van dienstverlening, stellen wij adviseurs pas voor na een gedegen inventarisatie van uw situatie.

Als u een expert wenst in te schakelen voor de uitvoering van een inkooptraject, is het mogelijk dit volledig uit te besteden aan Procurance.

Aan het begin van een project bepalen we samen met u de wijze waarop we het inkooptraject vormgeven. Op basis van gedegen marktkennis en kennis van geldende wet- en regelgeving adviseren we u over de uit te voeren procedure. Vervolgens stellen onze adviseurs een heldere offerteaanvraag op en zij ontzorgen u bij de communicatie met de markt. Pas als de offertes optimaal aansluiten bij de door uw organisatie gestelde doelen, zijn wij tevreden. Onze adviseurs werken gedurende een dergelijk project afwisselend bij uw organisatie of vanuit ons kantoor in Apeldoorn.

Onze adviseurs hebben onder meer ervaring met (complexe) projecten op het gebied van:

  • Het sociaal domein
  • Bouwteams
  • ICT (zaaksystemen, DLO/LMS)
  • Facilitair (beveiliging, E&W-onderhoud, schoonmaak)
  • Wetenschappelijke installaties
  • Accountantsdiensten, uitzendkrachten, managementadviesdiensten

Wilt u uw operationele en administratieve taken bij inkooptrajecten uitbesteden? De Procurance projectondersteuning biedt de oplossing.

Om ervoor te zorgen dat u zich optimaal met het strategische en tactische inkoopproces kunt bezighouden, nemen de projectondersteuners van Procurance u het operationele en administratieve werk uit handen dat bij een inkooptraject komt kijken: documenten opmaken, opstellen, redigeren en tegenlezen, controleren van planningen en de documenten publiceren op Tenderned (of een ander platform), coördineren van de beantwoording van vragen, opstellen van gunningsbeslissingen en nog veel meer. Allemaal zaken die u eenvoudig aan ons kunt overlaten.

Onze projectondersteuning onderhoudt korte lijnen met onze ervaren senior inkoopconsultants en aanbestedingsjuristen. Daarom kunt u ook met gecompliceerdere vragen bij ons terecht. Dat betekent dat u met slechts één contactpersoon bij Procurance te maken heeft, die uw situatie goed kent, om samen tot een optimaal inkoopresultaat te komen.

Inkooptools

Inkooptools​

Procurance heeft voor een optimale ondersteuning van uw inkoopafdeling een abonnement op standaarddocumenten voor aanbestedende diensten ontwikkeld.

De voordelen van dit abonnement zijn:

  • U hebt de beschikking over documenten voor alle gangbare procedures.
  • De formats zijn juridisch gecontroleerd en goedgekeurd door advocatenkantoor CMS Nederland.
  • aarlijks een update naar aanleiding van jurisprudentie en/of wetswijzigingen.
  • Bij belangrijke jurisprudentie worden de documenten direct van een update voorzien.
  • Op klantniveau zijn de organisatiegegevens al in de formats verwerkt.
  • Via een online portal benaderbaar zodat u altijd over de meest recente versies beschikt.
  • Geen klachten van inschrijvers over incorrectheden en/of onleesbaarheid.
  • Interessanter maken van uw uitvraag dankzij goed lees- en werkbare aanbestedingsdocumenten.

Houdt u al een inkooptrajectenkalender (aanbestedingskalender) bij? Want uw inkopers zijn druk en het is goed te weten waarmee. Bovendien helpt een gedegen inkooptrajectenkalender grip te houden op een voorspoedige uitvoering van de onderhanden zijnde inkooptrajecten en bij tijdig starten met nieuwe inkoopprojecten. Het is daarom van belang dat zo’n kalender wordt opgesteld en bijgehouden. Procureplan biedt de oplossing.

Met Procureplan krijgt een inkoopteam snel, makkelijk en compleet inzicht in en grip op alle huidige en toekomstige inkooptrajecten. Hierdoor starten trajecten niet meer te laat, wordt foutgevoeligheid geëlimineerd en is afstemming over trajecten eenvoudig en op meerdere locaties tegelijk mogelijk. Kijk op de Procureplan-website of neem direct contact met ons op voor meer informatie of voor het inplannen van een demo!

Een spend-analyse is een belangrijke vorm van managementinformatie. Hiermee verkrijgt u inzicht in de belangrijkste inkoopgroepen en leveranciers. Een spend-analyse vormt daarmee vaak de basis van een inkoopscan.

Publieke organisaties helpen we vaak met een rechtmatigheidsanalyse. Dit is een spend-analyse waarbij we zelfs een stap verder gaan: we vragen ons niet alleen af waaraan het geld wordt uitgegeven, maar ook of dit rechtmatig gebeurt. Op deze manier kunnen we samen bekijken welke inkooptrajecten prioriteit hebben. Na prioriteren van deze inkooptrajecten, kunnen we ondersteunen bij een inkoopprojectenkalender opstellen.

Duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen

Rond 2050 moet onze economie de transitie hebben gemaakt van een lineaire ‘take-make-waste’ economie naar een circulaire ‘waste = food’ economie. Overheidsopdrachten werken als katalysator voor deze transitie door deze verder op gang te brengen en te versnellen. Door bij overheidsopdrachten rekening te houden met circulariteit, duurzaamheid, innovatie en maatschappelijke kwesties (samen Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, ofwel MVI) zullen ondernemingen sneller de beweging maken naar een duurzaam en circulair verdienmodel.

Dit is makkelijker gezegd dan gedaan en het vergt een geheel andere manier van denken en doen én een andere manier van inkopen. Procurance helpt u bij deze opgave. Procurance kent geen one size fits all-oplossing, maar gaat samen met u het gesprek aan en adviseert u op maat op basis van uw ambities en doelstellingen. Dit kan een circulair inkooptraject zijn maar ook een traject waarbij naast circulariteit ook de andere pijlers van MVI aan bod komen. Procurance helpt u gedurende het gehele proces, van ambitiebepaling tot de uitvraag opstellen, begeleiden van de aanbesteding en indien gewenst de verificatie bij de implementatie en opstart van het nieuwe contract.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) bij uw inkopen en aanbestedingen toepassen, is slechts de eerste stap in de vergroting van uw bijdrage aan een duurzamere wereld en maatschappij.

Om met MVI echt het maximale te halen uit uw ambities en doelstellingen is het van belang deze op te nemen in uw beleid en dit te laten aansluiten op het overkoepelende duurzaamheidsbeleid en in te bedden in het inkoopproces. Procurance helpt u bij deze opgave.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) goed toepassen bij uw inkopen en aanbestedingen is vaak nog een lastige opgave. Welke criteria te hanteren? Hoe zorgt u dat de uiteindelijke oplossingen ook bijdragen aan de ambities van uw organisatie? Wat zijn die ambities eigenlijk? En zijn deze er nog niet, hoe stellen we die dan op? Procurance helpt u bij de opgave door hiermee actief aan de slag te gaan tijdens een workshop op maat.

De workshop kan een incompanytraining zijn of in een workshop met collega-inkoopadviseurs uit het veld. Tijdens de workshop gaan onze adviseurs actief met u aan de slag en kunt u uw eigen uitdagingen inbrengen als casus.

Mijn inkoopuitdaging
staat er niet bij!

Blijf kalm, hulp is (bijna) onderweg