Arjan Dortmans over zijn rol – tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
Balans tussen rechtmatigheid en doelmatigheid
Als inkoopadviseur sta ik aan de lat om bij de uitvoering van aanbestedingen scherp te zijn op het goed toepassen van de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd vind ik het belangrijk dat er tussen mijn opdrachtgever en de opdrachtnemer een zo goed mogelijke, zakelijke relatie ontstaat. En dat die relatie tijdens de uitvoering blijft bestaan.
Mijn rol als inkoopadviseur
Vanuit mijn rol probeer ik daarom een onafhankelijke schakel te zijn tussen mijn opdrachtgever, als aanbestedende dienst, en de markt. Met name in de voorbereidende fase kan ik daar veel in doen:
Zo begeleid ik mijn opdrachtgever bij het goed verwoorden van de opdracht in de aanbestedingsdocumenten, zodat deze voor iedere lezer helder is.
Bij voorkeur voer ik een marktverkenning uit zodat mijn opdrachtgever en ik weten wat “past” in de markt. Als mijn opdrachtgever een bepaalde eis stelt of wens heeft, wat voor effect heeft dat dan in/op de markt?
Als ik weet dat er partijen zonder aanbestedingservaring interesse hebben in de opdracht, probeer ik ervoor te zorgen dat zij de spelregels snappen. Dat kan in ieder geval door in de aanbestedingsdocumenten duidelijk te beschrijven hoe deze spelregels werken. Maar dat kan ook tijdens marktverkenningen en/of tijdens een marktinformatiedag bij aftrap van de aanbesteding mondeling worden toegelicht. Zo weet ik dat sommige partijen geen vragen durven te stellen tijdens de inlichtingenronde, omdat ze bang zijn dat ze dan hun concurrenten informeren. Terwijl het zo belangrijk is dat zij dat wel doen.
Kortom, als onafhankelijke schakel probeer ik de aanbestedende dienst en de markt te helpen om elkaar te vinden.
Eerder deze week had ik een gesprek met iemand die behoefte had om met een bak koffie erbij, te sparren over eventuele vervolgstappen in zijn carrière. We zitten al jaren enigszins in de periferie van elkaars netwerk. In het verleden hadden we al een leuke klik en dankzij LinkedIn weten we wat ons zakelijk bezig houdt. Hij kent Procurance op die manier en vindt ons een mooie club, terwijl hij er geen enkel belang bij heeft om dat te zeggen.
Het DNA van ons team
Aan het begin van ons gesprek vroeg hij me hoe we het voor elkaar krijgen om zulke leuke en goede mensen bij elkaar te krijgen. “Ik herken bij de mensen die ik ken, het DNA, zeg maar.”
Mijn antwoord was: “Frank, ik zou je nu van alles kunnen vertellen over de inhoud van het werk, de prachtige klanten en de vrijheid die mensen bij ons krijgen. Of over de support, het plezier en het impliciete vertrouwen in elkaar en van het team.”
Laat zien wie je bent, hoe je bent en waar je voor staat, als mens en als organisatie.
“Maar de kern is voor mij authenticiteit. Laat zien wie je bent, hoe je bent en waar je voor staat, als mens en als organisatie. Anderen – of het nu klanten, leveranciers of potentiële collega’s zijn – kunnen dan besluiten of ze zich met je willen verbinden. En impliciet nodig je daarmee ook de ander uit om zichzelf te laten zien zoals zij is en waar zij of hij voor staat.”
Ik vertelde Frank dat ik dit in elk sollicitatiegesprek aanstip, met als aanvulling vaak iets als “dat we niet aan toneelstukjes doen, daar krijgen we allebei toch spijt van, wanneer we samen aan de slag zouden gaan.” Mijn ervaring is dat je dan echte gesprekken hebt en allebei een weloverwogen besluit kan nemen.
Al 15 jaar een cultuur die bij ons allemaal past
Door zo in het werk – of liever in het leven in het algemeen – te staan, bouw je samen een cultuur die van ons allemaal is en trek je mensen aan die bij die cultuur passen. En omdat het echt is, authentiek is, zijn we daar consistent in, al ruim 15 jaar.
In mijn ogen is Bart gedreven, betrouwbaar en heeft hij een passie om het juiste te doen op een slimme manier. Maar bovenal vindt hij het belangrijk dat we het goed met elkaar kunnen vinden.
Onze samenwerking bestaat voornamelijk uit de momenten waarin we gezamenlijk terugblikken en vooruitkijken op mijn werkzaamheden. Dankzij de open en eerlijke houding van Bart heb ik al veel geleerd.
Naast werkzaken delen Bart en ik dezelfde passie in de belangrijkste bijzaak in ons leven: voetbal! En eigenlijk lijkt voetbal wel op het werken bij Procurance, omdat wij allemaal gedreven zijn om een project tot een goed einde te brengen.
Tactiek is niet je man uitschakelen. Nee, het is weten waar je mee bezig bent.
Wijze woorden van Cruijff.
Bij Procurance zorgt mede Bart ervoor dat we doen waar goed in zijn, omdat we weten waar we bezig mee zijn.
Samenwerken met Bart ervaar ik als zeer prettig, omdat hij doet wat hij zegt met een hoge dosis assertiviteit. Verder is de samenwerking gebaseerd op vertrouwen, maar is er ook ruimte voor humor en persoonlijke gesprekken.
Dit is waarom ik andere mensen vaak vertel dat ik de leukste werkgever heb!
Werken bij Procurance betekent werken binnen een leuk en gezellig team met prettige voorwaarden. Ik ervaar veel flexibiliteit, ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden, ruimte voor eigen ideeën en oprechte interesse tussen collega’s. Dit is waarom ik andere mensen vaak vertel dat ik de leukste werkgever heb!
Via Procurance werk ik aan opdrachten waar anderen alleen van dromen. Ik kan meer doen dan een bijdrage leveren. Ik kan het verschil maken.
Werken voor het politieonderwijs of brandweerkazernes, waarbij ik brandweervoertuigen en hun bepakking inkoop of testdagen organiseer. Helpen bij de aanleg van een recreatiehaven voor een gemeente. Geen dag is hetzelfde.
Het voelt soms zelfs niet eens als werken!
Mensen maken het verschil. Directeuren ook. Bart is commercieel, maar ook heel benaderbaar. Ik heb daar waardering voor. Zo vanzelfsprekend is dat niet.
Handreiking voor een circulaire werkwijze bij de inrichting van speelruimte
Circulair inkopen gaat over het vergroten van de positieve impact. Wat is mooier om dit te doen dan via spelen in de buitenruimte? Lotte van Weert (Procurance) en Elske Oost-Mulder (OBB Ingenieursbureau) zetten zich in om de MRA-gemeenten die kant op te bewegen, maar dan wel duurzaam. Dit doen ze in woord en daad. Nieuwe loot aan hun stimuleringsstam is een handreiking gemaakt voor een circulaire werkwijze bij de inrichting van speelruimtes.
Ontdekken, uitdagen, bewegen, ontmoeten, spelen en sporten. Gevraagd naar de meerwaarde van buitenspelen zijn dit voor Lotte en Elske de sleutelwoorden. “Denk maar aan je eigen mooie herinneringen aan buiten spelen. Het is een basisvoorwaarde voor een goede ontwikkeling van kinderen.”
Maak er werk van
Met de Handreiking Speelruimte Interactief hebben beiden een handzaam product afgeleverd om hier werk van te maken. Het document, online te vinden op mraduurzaam.nl, bevat tal van tips om het buiten spelen aantrekkelijk te maken. Maar met een plus: volledig circulair. “Dat begint overigens met dingen weghalen. Iedereen gaat ervan uit dat een speelruimte speeltoestellen heeft die een gemeente moet aanschaffen en onderhouden. Maar de openbare ruimte is eigenlijk al een grote speeltuin. Een slootje is bijvoorbeeld ook al een speeltoestel. En overal staat wel een klimboom, dus waarom nog een klimtoestel neerzetten? Met zo’n speelboom pak je ook meteen het klimaat en de biodiversiteit mee. Op die manier realiseer je in één klap drie doelen.”
Veel van de huidige toestellen zijn namelijk al behoorlijk circulair
Kennisbron
Als het zo gemakkelijk is, waarom dan die handreiking? “In de eerste plaats geeft onze handreiking allerlei tips om het buiten spelen nog aantrekkelijker te maken. Het is dus voor gemeenten een kennisbron. Aanvullend blijven speeltoestellen natuurlijk een rol spelen om kinderen enthousiast te maken voor het spelen in de buitenlucht. Doe dat dan met circulaire materialen. Verder schenken we aandacht aan communicatie. Ook op dat terrein is actie nodig om ouders te stimuleren hun kinderen letterlijk en figuurlijk meer de ruimte te geven. Vergeet niet dat participatie altijd maatwerk is. Je moet weten wie je voor je hebt. Daarom besteden we veel aandacht aan de vraag waar ouders zelf op tienjarige leeftijd speelden. Dat is een mooi vertrekpunt . Dat gaat dan vaak over avonturen in het bos, voetballen op een veldje in de buurt, tikkertje doen en ga zo maar door. De ervaring is dat je dan een heel ander gesprek hebt over buiten spelen.”
Speeltoestellen
De handreiking rekent voor dat circa 80% van het buitenspelen in de buurt plaatsvindt. Voor de overige 20% zijn speeltoestellen nodig. “Deze blijven dus belangrijk. Ze dagen uit, ook tot het verleggen van grenzen. Niet alleen op het gebied van spelen, maar ook van sporten.” Hun advies op dit punt is duidelijk: zet voor de nabije toekomst in op het plaatsten van circulaire speeltoestellen. Dat is echt niet zo moeilijk, laten Lotte en Elske weten. “Veel van de huidige toestellen zijn namelijk al behoorlijk circulair. Ze zij gemaakt van hout, staal of gebruikt plastic. Alleen ontbreekt het meestal aan verantwoordelijkheid aan de achterkant. Leveranciers leveren wel, maar nemen nog niet terug. En dat gaat als het aan ons ligt nu veranderen. Men moet de hele cyclus tussen de oren krijgen. Dus speeltoestellen plaatsen die gemaakt zijn van circulaire materialen die je op het eind van de levensloop van het toestel weer kunt hergebruiken. Dan is de cirkel rond.”
Op dit punt komt de handreiking goed van pas. “Wij laten hierin de mogelijkheden op dit gebied zien, met inbegrip van voorbeelden van de stappen die leveranciers al maken bij het toepassen van de circulaire grondbeginselen. En we geven gemeenten tips om hun werkwijzen meer circulair in te richten en hierbij de leveranciers te betrekken om zo samen op weg te gaan naar meer duurzame werkwijzen. Het mooiste is overigens als men hier een richtlijn voor opstelt. Dan moet men wel.”
Integrale gebruikslaag
Opmerkelijk is dat de praktijk leert dat groen denken aanzet tot groen doen. “We zien dat gemeenten die dit omarmen heel anders tegen de openbare ruimte gaan aankijken. Men pakt het opeens veel integraler op en begint spontaan andere zaken te verduurzamen. Dat varieert van een groene inrichting tot het aanpakken van straatmeubilair, hekwerken en verhardingen. Men pakt het als een project op en kijkt daarbij ook naar de toekomst. We zien ook andere manieren van begroten, bijvoorbeeld op thema in plaats van op sector. Speelruimte blijkt dan een heel mooie springplank om na te denken over hoe een buurt er over dertig jaar uitziet en functioneert. Sowieso zijn veel gemeenten bezig met het in de vingers krijgen van circulaire gebiedsontwikkeling. En daar past onze handreiking over speelruimtes eigenlijk naadloos in. Dit maakt de speelruimte tot een gebruikslaag over alle openbare ruimte heen.”
Groen denken zet aan tot groen doen
Drieslag
Om gemeenten in dit denken op weg te helpen, zijn aanvullend op de handreiking cursussen over beleid, en uitvoering. “Daarbij pakken we ook het stukje circulaire inkoop mee. Ambtenaren van de MRA kunnen hieraan meedoen, ook via online sessies.” Wat de aanpak verder vergemakkelijkt is of een gemeente al circulair beleid voert. “Dat hebben we ervaren in Almere. Daar was de mogelijkheid om én het beleid én de vakgroep én de aanbesteding voor zowel onderhoud als leveringen in één slag te doen. Eigenlijk is dat ook wel noodzakelijk. Wanneer die drie takken samenkomen, kun je echt in zo’n vier jaar die omslag maken. Mensen beginnen het ook echt leuk te vinden met als gevolg dat de rest van de organisatie mee gaat doen.” Is dit niet een voorbeeld van wishful thinking? “Nee hoor, in Almere is het al gelukt. En ook Tilburg, Assen en Veenendaal zijn druk bezig hieraan handen en voeten te geven in hun organisatie.”
Samenwerken gaat verder dan alleen procesafspraken vastleggen
De inrichting van de inkooporganisatie en de invulling van de rol van inkoopadviseur is bij iedere organisatie altijd net weer anders. En toch kom ik bij elke opdracht dezelfde uitdaging tegen:
Hoe zorg ik voor een goede samenwerking?
Als inkoopadviseur geef ik advies en ben ik niet de uiteindelijk belanghebbende. Daarom vind ik het zo belangrijk om de organisatie mezelf eigen te maken. Want op die manier leer ik de belangen beter kennen en kan ik beter samenwerken met mensen in een projectgroep: de belanghebbenden.
Hoe ik dat doe?
Ik ben in de basis een jurist en ik houd ervan om zaken concreet te maken. Standaard heb ik dan ook oog voor procesafspraken. En bespreek ik met de leden van de projectgroep:
Wat mogen jullie van mij verwachten?
Wat verwacht ik van jullie?
Hoe kunnen we hier samen een duidelijk invulling aan geven?
Maar eigenlijk doe ik veel op gevoel.
Ik probeer namelijk te achterhalen wat de projectleden, het liefst intrinsiek, motiveert als het gaat om de specifieke inkoopopdracht.
Dus vraag ik waar iemand vrolijk van wordt én waar zijn/haar allergie zit. Dat doe ik bijvoorbeeld door te vragen: “Hoe wil je niet of juist wel aangesproken worden? En wat vind je nou bloedirritant in een samenwerking?”
Het zijn wellicht basale en vanzelfsprekende zaken om te bespreken.
En toch gebeurt het niet standaard dat dit soort persoonlijke zaken worden uitgesproken.
Jammer, want ik merk dat door dit soort zaken hardop uit te spreken een positieve impact op de samenwerking heeft en door iedereen als prettig wordt ervaren.
We kunnen veel werk aannemen en komen dan soms letterlijk een aantal handjes te kort.
We willen onze klanten niet teleurstellen, maar ook zelf nog een beetje op een acceptabel niveau onze week doorkomen. Dus we zijn op zoek gegaan naar hulp hierbij en die hebben we gelukkig gevonden.
Het Procurance-projectbureau heeft ons geholpen door een deel van ons overvolle werkpakket over te nemen.
De mensen achter het projectbureau starten met een goede intake van wat onze wens is. Dat is essentieel omdat je elkaar moet gaan aanvullen. Goed begrip van wat er nodig is en ook eerlijk zeggen wat er wel en niet geleverd kan worden, is dan broodnodig.
Daarna kun je pas goed samenwerken en dat zijn we dan ook gaan doen.
Het projectbureau neemt daarin initiatief om aan de bel te trekken als iets niet duidelijk is.
Daarna gaat het projectbureau ‘gewoon’ aan de slag.
En dan klinkt eenvoudig maar dat zien wij toch anders.
We worden ontzorgd en krijgen heel secuur en accuraat geleverd wat er nodig is. Daarmee is ons initiële probleem opgelost, maar ook maakt het dat wij zorgeloos onze klanten uiteindelijk kunnen bedienen.
Het is een beetje: je ziet ze niet, je hoort ze niet en je krijgt gewoon geleverd wat je nodig hebt. Voor ons een ideale samenwerking.
Jacqueline werkt als office manager bij Procurance. Ze heeft bakken met werkervaring en al die ervaring komt op de goede manier samen in deze functie.
Ik vind het fijn om veel verschillende dingen tegelijkertijd om handen te hebben. Slim organiseren, regelen en faciliteren, zodat Procurance verder kan groeien. Daar word ik blij van.
Wat heb je voor Procurance allemaal gedaan?
Na mijn schooltijd ben ik meteen gaan werken. Ik ben begonnen als receptioniste en telefoniste en ben doorgegroeid naar de rol van directiesecretaresse en managementassistente. In die verschillende rollen heb ik een breed pakket aan ervaring opgedaan.
Hoe ben je hier terecht gekomen?
Ongeveer drie jaar geleden ben ik in contact gekomen met Bart Berkel. Hij stond op dat moment op het punt om met het bedrijf een volgende stap te zetten. Er kwamen steeds meer mensen bij Procurance werken en de nieuwe tool, Procureplan, was net ontwikkeld. Er was behoefte aan rust en nog meer structuur op de achtergrond, zodat het bedrijf op een goede manier verder kon groeien. En zo is de rol van officemanager ontstaan.
En hoe komt al jouw ervaring nu samen?
Nieuwe ideeën op een procesmatige manier goed laten landen, het regelen van de administratie en de facturatie, HR of facilitaire zaken, maar ook gewoon zorgen dat er lekkere koffie is: het heeft allemaal te maken met organiseren, regelen en faciliteren. Dat is de rode draad in mijn carrière geweest en hier komen alle leuke dingen in samen.
“Binnen Procurance word je niet alleen gewaardeerd om wat je doet, maar vooral om wie je bent.”
Wat mij direct opviel is de betrokkenheid van alle collega’s. Iedereen is oprecht geïnteresseerd: in het werk en elkaar. Binnen dit bedrijf word je niet alleen gewaardeerd om wat je doet, maar juist ook om wie je bent. Dat is ook de belangrijkste selectie aan de poort, zoals Bart dat altijd zegt. Als je hier wilt komen werken, moet je vooral als mens passen binnen de club. En daarna komt het werk.
Dat werkt heel inspirerend en sluit aan mijn persoonlijke motto: samen sta je sterk en kom je tot de beste ideeën en oplossingen.
Het is prettig samenwerken met vriendelijke mensen die weten hoe de klant ontzorgd kan worden, to-the-point zijn en aantoonbare expertise hebben.
Ik ben als interim inkoopadviseur werkzaam voor verschillende opdrachtgevers. Dat is dynamisch werk. Wanneer voor verschillende projecten de deadlines gelijk aflopen, is het soms te druk. Het is dan fijn om gebruik te kunnen maken van goede back-up. Iemand die een offerteaanvraag voor een (Europese) aanbesteding opstelt, meedenkt over een inkoopstrategie of een aanbesteding klaar zet in een digitaal aanbestedingsplatform. Dat geeft lucht en rust.
Ik kies dan graag voor Procurance, omdat het een no-nonsense organisatie is waar je op kunt vertrouwen en waar erg kundige en flexibele mensen werken. Met passie voor het inkoopvak.
Heeft jouw organisatie templates voor aanbestedingsdocumenten, maar zijn ze verouderd, niet volledig of worden ze simpelweg niet gebruikt, omdat ze niet lekker werken en werkt iedereen liever met “eigen” templates?
Dan ontstaat niet alleen risico dat de uniformiteit in aanbestedingen namens jouw organisatie ver te zoeken is, maar ook dat er juridische missers gemaakt worden.
De standaarddocumenten van Procurance
Onze standaarddocumenten zijn de oplossing:
De formats zijn juridisch gecontroleerd en goedgekeurd door advocatenkantoor CMS Nederland.
Je krijgt geen klachten van inschrijvers over onjuistheden en/of onleesbaarheid.
Je maakt de uitvraag interessanter, omdat de documenten makkelijk in gebruik en goed leesbaar zijn.
Van administratieve ondersteuning tot maatwerk op het hoogste niveau
Het Procurance-projectbureau bestaat uit diverse inkoop- en projectadviseurs, zoals Marieke Harkink, Fleur Noordzij en Nadieh Cakar. Zij nemen met liefde werk uit handen.
Als klant heb je één contactpersoon, waarmee je afspraken maakt over het werk dat gedaan moet worden. Dat kan van administratieve tot en met de volledige ondersteuning gaan. Je kiest de ondersteuning die je op dat moment nodig hebt.
Het is ook mogelijk om een organisatie-eigen-projectbureau op te leiden. Onze standaarden, tips, trucs en handleidingen zijn de basis van de praktijkgerichte opleiding die wij via Workademy aanbieden. En maatwerk is natuurlijk altijd mogelijk.
Twee klanten over de samenwerking met het projectbureau
Lees hier over de ervaring van Natasja Logemann, zelfstandig inkoopadviseur, als het gaat om het samenwerken met het projectbureau.
Jacqueline Klaassen van Quintense vertelt hier haar verhaal.
Wil jij ons projectbureau komen versterken?
We zoeken momenteel nieuwe collega’s voor ons projectbureau. Zowel een senior projectadviseur als minder ervaren adviseurs die het vak graag leren.
We gebruiken cookies om onze website optimaal te laten functioneren.
Functioneel
Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Preferences
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om je te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
