Geen oog voor verschillen tussen umc’s. Niemand voelt zich verantwoordelijk voor het nogal vage projectplan. En dan ook nog samenwerkingspartners waar niemand zin in heeft. Zie daar, de contouren van de doodsteek voor een inkoopsamenwerkingsproject. Iedereen ziet deze geschetste val aankomen, maar het belang van genoemde factoren is nu door wetenschappelijk onderzoek onderbouwd. Inge Vink licht toe.

 

Door haar werk als consultant bij inkoopadviesbureau Procurance was Vink al bekend met de effecten van de interne dynamiek binnen een projectgroep. In praktijk en theorie is de meeste informatie over inkoopsamenwerkingsverbanden echter vooral gericht op de ‘harde kant’ van samen inkopen: effectiviteit, efficiëntie, kosten. Daarom besloot zij zelf de ‘zachte kant’, de interne dynamiek,  in kaart te brengen, waar begrippen als belangen, rolverdeling, ‘shadows of the past’ en macht een rol spelen. Factoren die van invloed zijn op het vertrouwen in- en commitment aan het project en daarmee essentieel voor het slagen ervan.

 

Vertrouwen-commitment-model

‘Feitelijk was niemand tegen samenwerking’, vertelt Vink, die haar onderzoek deed aan de hand van interviews bij verschillende projectteamleden van een NFU-inkooptraject. ‘Het zijn vaak negatieve ervaringen uit het verleden die bepalen dat iemand het niet ziet zitten. Of juist positieve eerdere ervaringen die iemand ‘grenzeloos’ doen geloven in de slagingskans van een project.’ Ook duidelijkheid in de rolverdeling is van invloed op het vertrouwen: wie doet wat? En het gemeenschappelijk belang moet volkomen helder zijn. Enerzijds om niet ‘afgeleid’ te worden door persoonlijke-, afdelings-, umc- of umc-overstijgende belangen. Anderzijds om te voorkomen dat er later een veto wordt uitgesproken (lees: macht uitgeoefend wordt) omdat een umc zich benadeeld voelt. Genoemde factoren hebben direct- en indirect effect op het vertrouwen in- en het commitment aan het samenwerkingsproject en dus het succes ervan (zie figuur hieronder).

 

Aanbevelingen

Op basis van haar onderzoek deed Vink een aantal aanbevelingen waarmee het slagen van inkoopsamenwerkingsprojecten bevorderd kan worden:

  • Besteed veel tijd aan het helder krijgen van het gemeenschappelijk belang, de kaders, het effect van ‘oud zeer’ en de rolverdeling;
  • Begin klein (veilig) en haak aan bij oude successen want dat werkt stimulerend, helemaal als mensen elkaar al kennen (en in hogere mate vertrouwen);
  • Differentieer in projecten: een samenwerking in het primair proces, bijvoorbeeld voor het aanbesteden van verbandmiddelen, verloopt heel anders dan die voor kopieerpapier, er zijn andere belangen mee gemoeid.

Kortom, voor iedereen voldoende aanknopingspunten om vertrouwen en commitment in de NFU-inkoopsamenwerking een extra duw in de goede richting te geven.

 

Meer info

Meer weten over ‘Hoe beïnvloedt de interne dynamiek binnen een projectgroep het succes van de inkoopcombinatie in de gezondheidszorg’ (2018), mail ivink@procurance.nl

 

Bekijk origineel artikel

 

Bron: