Aanleiding – heroriëntatie ICT applicaties
Tijdens het ontstaan van de gemeente het Hogeland zijn verschillende overeenkomsten voor applicaties van de oude gemeentes verlengd, dan wel aangepast omwille van de continuïteit van de bedrijfsvoering van de nieuwe gemeente.
Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid moeten in een korte periode diverse contracten opnieuw worden aanbesteed.
Bij voorkeur voert de gemeente (Europese) aanbestedingen uit op momenten die logisch samenhangen met de verdere ontwikkeling van applicaties binnen het IT‑landschap. Op deze wijze leveren aanbestedingen een strategische bijdrage aan de lange termijn continuïteit en stabiliteit van onze dienstverlening én voorkomen we kapitaalvernietiging en capaciteitsverspilling door migraties die louter zijn ingegeven door aflopende contracten.
Van een advies naar een uitvoeringsplan
Maar hoe moet worden gebalanceerd tussen rechtmatigheid en doelmatigheid?
Dit werd door alle betrokkenen ervaren als een dilemma.
Namens Procurance hebben Rachel Heeringa en Kim Borgman, in samenwerking met Marja Hissink (zelfstandig inkoopadviseur op het gebied van IT) en Karin van Dijk (aanbestedingsjurist van De Leeuw & Partners) een advies uitgebracht om antwoord te geven op deze balans-vraag en om richting te geven aan hoe vanaf nu te handelen.
Om te komen tot dat advies, is, naast de rechtmatigheid, vanuit andere perspectieven (doelmatigheid, ontwikkelingen binnen het vakgebied en/of het eigen informatiebeleid) onderzocht wat een passend en praktisch uitvoeringsplan is. Dat uitvoeringsplan is in een aanbestedingskalender verwerkt.
Naast een contractenanalyse zijn alle betrokken applicatie-eigenaren, team Automatisering en het team Informatiemanagement geïnterviewd, zodat het advies uiteindelijk gedragen werd door de hele organisatie. Inmiddels is de gemeente bezig met de uitvoering van de aanbestedingskalender.
De ervaring van de opdrachtgever
Willem Jan Stuut (team Informatiemanagement en opdrachtgever van Procurance) heeft de samenwerking met een 9 beoordeeld:
“Het was even zoeken naar de juiste vorm bij het opstarten van het project vanwege m.n. de coronamaatregelen. We hebben prettig contact gehad gedurende het project via mail en videovergaderingen. Er werd op tijd aangegeven wat er nog van ons werd verwacht, en we kregen tussentijdse terugkoppeling van de voortgang. We kregen positieve feedback vanuit de organisatie over de interviews.”