Het inkoopteam van de Hogeschool Utrecht (hierna: HU) had begin van het jaar 2020 gebrek aan capaciteit, terwijl er diverse grote en complexe aanbestedingen begeleid moesten worden. Eén van die trajecten was het begeleiden van de aanbesteding van inhuur van al het ondersteunend beroepspersoneel. Mede vanwege een rechtmatigheidsissue, moest dat traject zo snel mogelijk van start gaan.
Volledig op afstand
In maart 2020, middenin de eerste weken van de lockdown, is Rachel gestart met de procesbegeleiding van het aanbestedingsproject. Dat was een rare start:
“Als adviseur ben ik gewend om op afstand projecten te begeleiden. Maar ik vind het wel belangrijk en fijn om mijn klanten persoonlijk te kennen. Of in ieder geval live te ontmoeten. Maar dat kon nu niet. Daarom heb ik, samen met de projectgroep, vanaf het eerste moment veel telefonisch en video-bel contact gehad. Het verbaasde mij – op een positieve manier – hoe goed dat bij de HU was geregeld. Niet alleen de systemen, maar ook alle personen zorgden voor een warm welkom. Ik voelde me op afstand direct onderdeel van het projectteam.”
In nauwe samenwerking met de projectleider Henk Hermsen en het projectteam, is vervolgens in relatief korte tijd een plan van aanpak opgesteld en goedgekeurd, waarna de aanbestedingsdocumenten zijn voorbereid en gepubliceerd.
Balanceren
Omdat er veel druk op het project stond, was het de kunst om de balans te vinden tussen een gedegen en zorgvuldige voorbereiding versus snelheid. En tussen rechtmatigheid en doelmatigheid. Een adviseur speelt dan een belangrijke rol. Niet alleen inhoudelijk, maar ook in de manier van communiceren.
“De communicatie met Rachel was zeer goed. Zij was actief, betrokken, en gaf ook ongevraagd advies”, aldus Henk Hermsen.
“Ik was dan wel het aanspreekpunt voor de projectgroep, maar op de achtergrond heb ik veel hulp gehad van collega’s en aanbestedingsjuriste Karin van Dijk van De Leeuw & Partners aanbestedingsjuristen. Ik stond er niet alleen voor en kon ieder moment gebruik maken van een sparringpartner. Als Procurance-team zijn we gewend om flexibel in ons werk te zijn en dus snel bij te springen bij projecten als dat nodig is. Dat is zo leuk aan het werken bij een adviesbureau als Procurance”, vertelt Rachel.
De kracht van Procurance
Bij de HU is die inzet door het Procurance team op een zeer positieve manier opgevallen. Want zij hebben onze dienstverlening met een rapportcijfer 9 beoordeeld: “De dienstverlening van Procurance was goed. Als er aanvullende expertise nodig was werd dit, geruisloos, bijgeschakeld.”
Rachel heeft eenzelfde hoge score ontvangen, met de volgende motivering:
“Rachel heeft ons tijdens een aanbesteding van een raamovereenkomst voor de inhuur van tijdelijke krachten begeleid. Rachel is zeer deskundig en een prettig persoon om mee samen te werken. Een adviseur | sparringpartner die waarde toevoegt. Dit heeft er toe geleid dat we tot een uitstekende oplossing zijn gekomen binnen de gestelde tijd. Van harte aanbevolen.”