Dankzij een leuke samenwerking, heb ik de overstap gemaakt van P&O adviseur naar inkoopadviseur

Bob Molenkamp, inkoopadviseur bij de gemeente Hardenberg vertelt over de samenwerking met Lotte van Weert

Medio 2019 startte een circulaire aanbesteding voor koffie en thee. Ik was de projectleider, terwijl ik daarnaast mijn reguliere werk als P&O adviseur deed. Vanuit mijn P&O vakgebied was ik wel vaker betrokken bij een aanbesteding, maar ik had totaal geen verstand van de regelgeving of het Europese aanbestedingsproces. De ondersteuning van een inkoopadviseur, in dit geval Lotte van Weert, was hard nodig. Daarbij speelde ook nog dat het hier om een zogenaamde RCC (Rapid Circular Contracting) aanbesteding ging: we wilden op ambities gunnen en niet op “harde” gunningscriteria, maar uiteraard wel rechtmatig.

De samenwerking met Lotte

Direct vanaf het begin verliep de samenwerking heel prettig. Lotte heeft me goed geholpen bij het uitzetten van het pad, zodat we dit project goed konden doorlopen, zonder zaken te vergeten. Tijdens de sessies met het projectteam hield ze iedereen steeds scherp: Kunnen we dit vragen? Maakt het eens concreet? Hoe kunnen we dat beoordelen?

Wat we bespraken wist ze vervolgens goed te “vertalen” naar de aanbestedingsdocumenten. En ze heeft volledig ontzorgt voor wat betreft de formele zaken van de aanbesteding. Daarnaast bewaakte ze alle termijnen en zorgde zelfs voor reserveringen/blokken in de agenda’s van de teamleden. Hierdoor zorgde ze ervoor dat de teamleden tijd creëerden om de voorbereidingen voor de bijeenkomsten goed uit te voeren. Haar begeleiding vond ik heel professioneel en tegelijkertijd heel prettig. Heel precies en waar nodig, scherp op de kwaliteit en heel positief en plezierig als collega in het team.

Wat heeft de samenwerking opgeleverd?

De samenwerking heeft geleid tot meerdere mooie resultaten. Bij de gemeente Hardenberg drinken we nu lekkere koffie en thee die verantwoord is geproduceerd en waar de medewerkers in de landen van productie een leefbaar inkomen mee verdienen. De koffiemachines zijn geassembleerd door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. De bevoorrading en wekelijkse schoonmaak wordt tevens door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt uitgevoerd. En de koffiebekers worden gerecycled tot… koffiebekers. De koffiecorners hebben een veel prettigere uitstraling gekregen waardoor het plezierige ontmoetingsplaatsen zijn geworden.

Een ander resultaat is dat ik het inkoopvak écht heb leren kennen en ben gaan waarderen. Zo zeer zelfs dat ik inmiddels de overstap heb gemaakt naar de functie van inkoopadviseur!

Over Procurance: Inkoop speelt binnen steeds meer organisaties een cruciale rol. Het raakt direct en indirect veel verschillende bedrijfsprocessen en heeft invloed op het resultaat van de organisatie (zowel kwantitatief als kwalitatief). Doordat steeds meer organisaties het belang inzien van hun inkoopactiviteiten, wordt een steeds groter beroep gedaan op de inkoopafdeling. Inkoop-gerelateerde besluiten worden dan ook steeds ingewikkelder. Procurance helpt organisaties daarbij. Wij maken het speelveld van inkoop op deze organisaties inzichtelijk en we laten de inkoopfunctie en -strategie het beste aansluiten op de organisatiedoelstellingen.Wij vinden dat inkopen mensenwerk is. En werken met mensen zit in ons DNA ingebakken. Kennis, kunde en ervaring zijn natuurlijk het stevige fundament, maar dat vinden wij niet genoeg. Het verschil dat we bij onze klanten maken, zit in de persoonlijkheid en ‘soft skills’ van onze inkoopconsultants. We brengen de drive, de energie om projecten op te starten en succesvol af te ronden. We bewegen ons met gevoel voor de context langs organisatorische obstakels, brengen belangen bij elkaar, krijgen mensen ‘mee’ en laten weerstand als sneeuw voor de zon verdwijnen. Of we geven deze weerstand zélf op subtiele wijze, wanneer een opdrachtgever iets wil dat echt niet goed voor hem is.