Bob Molenkamp, inkoopadviseur bij de gemeente Hardenberg vertelt over de samenwerking met Lotte van Weert
Medio 2019 startte een circulaire aanbesteding voor koffie en thee. Ik was de projectleider, terwijl ik daarnaast mijn reguliere werk als P&O adviseur deed. Vanuit mijn P&O vakgebied was ik wel vaker betrokken bij een aanbesteding, maar ik had totaal geen verstand van de regelgeving of het Europese aanbestedingsproces. De ondersteuning van een inkoopadviseur, in dit geval Lotte van Weert, was hard nodig. Daarbij speelde ook nog dat het hier om een zogenaamde RCC (Rapid Circular Contracting) aanbesteding ging: we wilden op ambities gunnen en niet op “harde” gunningscriteria, maar uiteraard wel rechtmatig.
De samenwerking met Lotte
Direct vanaf het begin verliep de samenwerking heel prettig. Lotte heeft me goed geholpen bij het uitzetten van het pad, zodat we dit project goed konden doorlopen, zonder zaken te vergeten. Tijdens de sessies met het projectteam hield ze iedereen steeds scherp: Kunnen we dit vragen? Maakt het eens concreet? Hoe kunnen we dat beoordelen?
Wat we bespraken wist ze vervolgens goed te “vertalen” naar de aanbestedingsdocumenten. En ze heeft volledig ontzorgt voor wat betreft de formele zaken van de aanbesteding. Daarnaast bewaakte ze alle termijnen en zorgde zelfs voor reserveringen/blokken in de agenda’s van de teamleden. Hierdoor zorgde ze ervoor dat de teamleden tijd creëerden om de voorbereidingen voor de bijeenkomsten goed uit te voeren. Haar begeleiding vond ik heel professioneel en tegelijkertijd heel prettig. Heel precies en waar nodig, scherp op de kwaliteit en heel positief en plezierig als collega in het team.
Wat heeft de samenwerking opgeleverd?
De samenwerking heeft geleid tot meerdere mooie resultaten. Bij de gemeente Hardenberg drinken we nu lekkere koffie en thee die verantwoord is geproduceerd en waar de medewerkers in de landen van productie een leefbaar inkomen mee verdienen. De koffiemachines zijn geassembleerd door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. De bevoorrading en wekelijkse schoonmaak wordt tevens door mensen met afstand tot de arbeidsmarkt uitgevoerd. En de koffiebekers worden gerecycled tot… koffiebekers. De koffiecorners hebben een veel prettigere uitstraling gekregen waardoor het plezierige ontmoetingsplaatsen zijn geworden.
Een ander resultaat is dat ik het inkoopvak écht heb leren kennen en ben gaan waarderen. Zo zeer zelfs dat ik inmiddels de overstap heb gemaakt naar de functie van inkoopadviseur!