Door de inkoopwerkzaamheden die we voor diverse opdrachtgevers in de (semi-)publieke sector uitvoeren, ontdekten we een hiaat in het aanbod van inkoopsoftware. We zijn met een team van ontwikkelaars aan de slag gegaan en ontwikkelden Procureplan. Een cloud-applicatie waarmee inkopers (en andere belanghebbenden) te allen tijde inzicht hebben in afgeronde, lopende en toekomstige inkooptrajecten. Daarnaast geeft de capaciteitsplanning direct inzicht in beschikbare en benodigde inkoopcapaciteit. Met Procureplan kan je optimaal met je vak bezig zijn. Met stevig grip op trajecten, planningen en rapportages. Boudewijn van Immerseel legt uit hoe de applicatie is ontstaan en wat volgens hem de toegevoegde waarde is!
Hoe is Procureplan ontstaan?
Ik kom als adviseur bij veel verschillende opdrachtgevers over de vloer. Ze hebben gemeen dat ze het lastig vinden om inzicht te krijgen of te houden in lopende en komende aanbestedingstrajecten. Grotere inkoopafdelingen gebruiken daar vaak een Excel-bestand voor, maar dat valt in de praktijk vaak erg tegen. Een spreadsheet wordt minder goed bijgehouden en is moeilijk beheersbaar doordat er geen beveiliging mogelijk is (zonder direct het beheer bij slechts een persoon neer te leggen). Ook kan je er niet met meerdere mensen tegelijk in werken. Daarnaast geeft het geen inzicht in de beschikbare en benodigde inkoopcapaciteit op een afdeling.
Wat was voor jou de aanleiding om ermee aan de slag te gaan?
Ik merkte dat sommige organisaties zelf aan de slag gingen met het bouwen van alternatieven voor Excel, maar dat is lastig en het doorontwikkelen van een applicatie is natuurlijk erg kostbaar als iedere (semi-)publieke organisatie dat zelf gaat doen. Andere organisaties hielden bij gebrek aan beter vast aan hun spreadsheet. Ze deden dit omdat er simpelweg geen product bestond dat aan de eisen en wensen voldoet die een inkoopafdeling aan een dergelijke applicatie stelt. Omdat ik al langer geïnteresseerd ben in IT én omdat ik vind dat inkoopautomatisering nog erg in de kinderschoenen staat, hebben we met Procurance de handschoen opgepakt en zijn we vanuit onze inkoopexpertise deze applicatie gaan ontwikkelen.
Wat was het eerste “eureka”-moment?
We zijn voorzichtig gaan werken aan een eerste concept. Toen we een eenmaal een werkende applicatie hadden, zijn we naar een aantal van onze opdrachtgevers gegaan om de applicatie te pitchen. Een inkoopmanager van een groot academisch ziekenhuis was zo enthousiast dat hij gelijk een pilot wilde starten met zijn afdeling. Met die inkoopafdeling hebben we de applicatie doorontwikkeld tot een volwaardige tool inclusief capaciteitsplanning.
Waarom zou iedere (semi)publieke organisatie met Procureplan moeten werken?
Ik ben van mening dat iedere inkoper het aan zijn stand verplicht is om verregaand inzicht te hebben in de huidige en toekomstige inkooptrajecten binnen zijn/haar organisatie. Te vaak horen we nog dat uitbesteden van inkoopwerkzaamheden nodig is, maar dat nog onduidelijk is voor welke trajecten dat precies nodig is. Ook het overleg met afdelingen waar inkopers vaak voor werken kan veel concreter. Organisaties die Procureplan gebruiken hoeven nooit meer het antwoord schuldig te blijven op vragen over benodigde en beschikbare capaciteit, status van lopende trajecten of welke aanbestedingen er aankomen of juist zijn uitgevoerd.
Ook Procureplan gebruiken? Kijk op de website en vraag een demo aan!