(door Arjen Vossen) Als consultant bij Procurance kom ik bij veel verschillende overheidsorganisaties over de vloer. Denk aan gemeenten, academische ziekenhuizen, onderwijsinstellingen, waterschappen, sportbedrijven, ministeries en nog veel meer andere aanbestedingsplichtige organisaties.
Vaak bestaat mijn opdracht uit het begeleiden van een Europese aanbesteding of het vervullen van de rol van inkoopadviseur binnen de inkoopafdeling. Elke opdracht begint met een startgesprek. En als je zoals ik al een tijdje meeloopt in het vak, vormt zich een rijtje vragen die standaard aan bod komen. Eén van die standaardvragen is: “Werken jullie met standaard documenten die ik kan gebruiken voor het aanbestedingstraject?”
Het gemis aan standaarddocumenten
Mijn ervaring is dat standaarddocumenten alleen bestaan bij inkoopafdelingen binnen de centrale overheid, de grotere decentrale overheden en andere grotere aanbestedende diensten. Kleine en middelgrote overheidsorganisaties hebben deze niet.
De redenen hiervoor zijn divers. Soms worden er maar enkele aanbestedingen per jaar uitgevoerd en loont het niet om er überhaupt tijd en energie in te steken. Veel vaker ontbreekt het simpelweg aan de mankracht en soms ook de expertise om standaarddocumenten op te stellen. De organisaties die wél de stap zetten, lopen vaak vast op de veelheid aan aanbestedingsprocedures en het feit dat door jurisprudentie en wetswijzigingen de standaarddocumenten al snel achterhaald zijn. Standaarddocumenten tegen betaling laten opstellen blijkt een prijzige exercitie.
Ik merkte dat veel inkoopafdelingen van deze organisaties het ontbreken van een set standaarddocumenten ervaren als een gemis.
Naar een nieuw product
Eigenlijk is het voor mij als consultant vaak niet anders. Ik start liever meteen inhoudelijk met mijn opdracht in plaats van eerst één of meerdere standaarddocumenten te moeten opstellen. Dit zette mij aan het denken. Als Procurance hebben wij gezamenlijk tientallen jaren ervaring met het opstellen van aanbestedingsdocumenten. Wij kunnen de vertaalslag maken van de wet- en regelgeving naar een praktische uitvraag. Op deze manier zijn we in staat om standaarddocumenten in heldere en begrijpelijk taal op te stellen zónder dat daarmee concessies worden gedaan aan de juridische bescherming voor onze klanten.
Waarom zouden onze klanten dan iedere keer het wiel opnieuw moeten uitvinden? Zou ik hier iets aan kunnen doen?
Tijd over voor de inhoud
Inmiddels bieden wij de Procurance Standaarddocumenten in abonnementsvorm aan: klanten hebben, tegen een vast maandtarief, te allen tijde de beschikking over een up-to-date en gepersonaliseerde set standaarddocumenten.
Ik vind het erg leuk om te zien hoe vanuit een gemis in de praktijk uiteindelijk een nieuw product tot leven is gekomen. Door het gebruik van de standaarddocumenten, hoeven klanten geen tijd en energie meer te steken in de vorm. Zij kunnen gelijk de inhoud in.
Dit blog is geschreven door Arjen Vossen. Arjen is managing consultant bij Procurance. Arjen voert complexe aanbestedingstrajecten uit bij onze opdrachtgevers en is daarnaast de manager van een aantal (junior) inkoopconsultant.
Over Procurance: Inkoop speelt binnen steeds meer organisaties een cruciale rol. Het raakt direct en indirect veel verschillende bedrijfsprocessen en heeft invloed op het resultaat van de organisatie (zowel kwantitatief als kwalitatief). Doordat steeds meer organisaties het belang inzien van hun inkoopactiviteiten, wordt een steeds groter beroep gedaan op de inkoopafdeling. Inkoop-gerelateerde besluiten worden dan ook steeds ingewikkelder. Procurance helpt organisaties daarbij. Wij maken het speelveld van inkoop op deze organisaties inzichtelijk en we laten de inkoopfunctie en -strategie het beste aansluiten op de organisatiedoelstellingen.
Wij vinden dat inkopen mensenwerk is. En werken met mensen zit in ons DNA ingebakken. Kennis, kunde en ervaring zijn natuurlijk het stevige fundament, maar dat vinden wij niet genoeg. Het verschil dat we bij onze klanten maken, zit in de persoonlijkheid en ‘soft skills’ van onze inkoopconsultants. We brengen de drive, de energie om projecten op te starten en succesvol af te ronden. We bewegen ons met gevoel voor de context langs organisatorische obstakels, brengen belangen bij elkaar, krijgen mensen ‘mee’ en laten weerstand als sneeuw voor de zon verdwijnen. Of we geven deze weerstand zélf op subtiele wijze, wanneer een opdrachtgever iets wil dat echt niet goed voor hem is.