Maand: maart 2021

Naast het werk binnen het projectbureau, wordt Marieke Harkink ingezet bij allerlei projecten die indirect met inkopen te maken hebben. Zo heeft zij in de afgelopen jaren de gemeenten Hardenberg en Ommen (mede) mogen ondersteunen bij de ontbinding van de gezamenlijke bestuursdienst en het opzetten van de nieuwe inkoopafdeling.

Hieronder een aantal mooie aanbevelingen die uiteraard op naam van Marieke staan, maar een mooi voorbeeld zijn van hoe klanten het projectbureau ervaren:

Raymond Postma, inkoopcoördinator:

“Je bent een prettige persoon om mee samen te werken die open en transparant is. Je hebt aandacht voor het zakelijke aspect, maar ook voor de menselijke kant wat de samenwerking ten goede komt.

Je pakt projecten projectmatig en procesmatig op. Hierdoor ontstaat een duidelijk en overzichtelijk structuur (wie/wat wordt er van elkaar verwacht). Je geeft mensen de ruimte om input te geven om zo tot een gezamenlijk traject en resultaat te komen, waarbij je de ambitie en doelen niet uit het oog verliest. 

Je bent communicatief sterk zowel in woord als geschrift en je denkt mee in oplossingen.

Kortom, ik heb deze periode als een mooie en fijne samenwerking ervaren!”

Inge Meems, contractmanager Maatschappelijk Domein

“Ik heb een aantal maanden samen mogen werken met Marieke. In onze samenwerking heb ik haar leren kennen als een fijne, enthousiaste en zeer kundige collega die binnen het Sociaal Domein diverse open-house inschrijvingen heeft afgehandeld.

Vanuit inkoop pakte zij dit professioneel constructief op en sloot ze aan op de behoefte van de organisatie.

Haar advies is passend en goed onderbouwd en met een goede afweging tussen de belangen van de organisatie en de belangen van de inschrijvers.”

Vanessa Gosselink, voormalig gemeentesecretaris | algemeen directeur | directeur bedrijfsvoering | bestuurder bij respectievelijk Tribuut en gemeenten Dronten en Hardenberg (en momenteel a.i. gemeentesecretaris van gemeente De Wolden) over haar samenwerking met Yvette Berkel en andere collega’s van Procurance:

Procurance doet op het gebied van inkoop en aanbesteding niet alleen wat gevraagd wordt, maar denkt actief mee en klantgerichtheid, snelheid in handelen en helder en duidelijk communiceren zit in hun DNA

Dit ‘DNA’ van Procurance is voelbaar bij iedere medewerker en maakt Procurance nèt even anders en prettiger samenwerken dan andere inkoop bureaus.  

Het maakt ook niet uit of je Procurance inschakelt voor een eenmalig inkoop traject of om de hele inkoopfunctie binnen jouw organisatie te herzien, zij zorgen er voor dat er resultaat wordt geboekt en dat jouw eigen medewerkers mee kunnen lopen, zodat kennis ook in de organisatie wordt geborgd.  

Ik heb inmiddels in meerdere organisatie met Procurance samengewerkt en telkens is met succes een situatie van onrechtmatigheid hersteld en is een herziene en efficiënte inkoopfunctie gerealiseerd. 

Kortom: een onmisbare partij als je écht tot resultaten op het gebied van inkoop en aanbesteding wilt komen! 

Aanleiding – heroriëntatie ICT applicaties

Tijdens het ontstaan van de gemeente het Hogeland zijn verschillende overeenkomsten voor applicaties van de oude gemeentes verlengd, dan wel aangepast omwille van de continuïteit van de bedrijfsvoering van de nieuwe gemeente.

Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid moeten in een korte periode diverse contracten opnieuw worden aanbesteed.

Bij voorkeur voert de gemeente (Europese) aanbestedingen uit op momenten die logisch samenhangen met de verdere ontwikkeling van applicaties binnen het IT‑landschap. Op deze wijze leveren aanbestedingen een strategische bijdrage aan de lange termijn continuïteit en stabiliteit van onze dienstverlening én voorkomen we kapitaalvernietiging en capaciteitsverspilling door migraties die louter zijn ingegeven door aflopende contracten.

Van een advies naar een uitvoeringsplan

Maar hoe moet worden gebalanceerd tussen rechtmatigheid en doelmatigheid?

Dit werd door alle betrokkenen ervaren als een dilemma.

Namens Procurance hebben Rachel Heeringa en Kim Borgman, in samenwerking met Marja Hissink (zelfstandig inkoopadviseur op het gebied van IT) en Karin van Dijk (aanbestedingsjurist van De Leeuw & Partners) een advies uitgebracht om antwoord te geven op deze balans-vraag en om richting te geven aan hoe vanaf nu te handelen.

Om te komen tot dat advies, is, naast de rechtmatigheid, vanuit andere perspectieven (doelmatigheid, ontwikkelingen binnen het vakgebied en/of het eigen informatiebeleid) onderzocht wat een passend en praktisch uitvoeringsplan is. Dat uitvoeringsplan is in een aanbestedingskalender verwerkt.

Naast een contractenanalyse zijn alle betrokken applicatie-eigenaren, team Automatisering en het team Informatiemanagement geïnterviewd, zodat het advies uiteindelijk gedragen werd door de hele organisatie. Inmiddels is de gemeente bezig met de uitvoering van de aanbestedingskalender.

De ervaring van de opdrachtgever

Willem Jan Stuut (team Informatiemanagement en opdrachtgever van Procurance) heeft de samenwerking met een 9 beoordeeld:

“Het was even zoeken naar de juiste vorm bij het opstarten van het project vanwege m.n. de coronamaatregelen. We hebben prettig contact gehad gedurende het project via mail en videovergaderingen. Er werd op tijd aangegeven wat er nog van ons werd verwacht, en we kregen tussentijdse terugkoppeling van de voortgang. We kregen positieve feedback vanuit de organisatie over de interviews.”