Categorie: Inzichten

Kim Borgman over het begeleiden en opleiden in de praktijk

Ik mocht zelf op een veilige manier in het diepe springen

Ik werk nu drie jaar bij Procurance. Destijds ben ik als nieuweling onder de vleugels van zeer ervaren adviseurs in het diepe gesprongen. Van iedere adviseur heb ik veel geleerd. Want het proces van een aanbesteding is misschien wel ingekaderd, maar de wijze waarop iemand adviseert is altijd anders. Zo heb ik in korte tijd enorm veel geleerd.

Mijn huidige rol binnen de Hogeschool Utrecht

Inmiddels werk ik namens Procurance al bijna een jaar als inkoopadviseur voor de Hogeschool Utrecht.

Hier begeleid ik aanbestedingsprojecten en help ik met diverse klussen binnen het bestelproces. Daarnaast begeleid en coach ik nu zelf een junior inkoper. Zij leert nu bijvoorbeeld om zelfstandig meervoudig onderhandse projecten uit te voeren.

Mijn rol binnen ons projectbureau

Binnen ons eigen projectbureau heb ik vorig jaar een soortgelijke rol vervuld. Ik begeleidde nieuwe collega’s en maakte deel uit van hun opleidingstraject.

De afwisseling tussen zelf aanbestedingen uitvoeren en het opleiden van nieuwe collega’s vind ik prettig, leuk en leerzaam. Want de kennis die ik de afgelopen jaren heb opgedaan – en de wijze waarop ik zelf ben begeleid – kan ik nu met anderen delen. Daarnaast leer ik zelf nog iedere dag nieuwe dingen: juist ook door de vragen die nieuwe collega’s mij stellen of door hun inzichten.

Ik vind het belangrijk dat nieuwe collega’s een (praktische) basiskennis opdoen en altijd een plek hebben waar ze terecht kunnen voor vragen. Ik vind het leuk dat ik onderdeel ben van hun opleidingsproces.  

Vertrouwen is de basis.

Mijn eigen collega’s hebben mij het vertrouwen gegeven om te mogen leren en mij geholpen bij mijn ontwikkeling. En zo geef ik de nieuwe collega’s datzelfde vertrouwen.

Zo ook bij de junior inkoper van de HU. Vorig jaar heeft zij voor het eerst een meervoudig onderhandse aanbesteding meegemaakt. In dit project hebben we samen opgetrokken, waarbij ik de leiding had, maar haar continu meenam in de stappen van het proces en mijn overwegingen met haar deelde om iets op een bepaalde manier wel of niet te doen. Inmiddels is zij bij een nieuw project nu zelf in de lead, waarbij ze het vertrouwen in mij heeft dat ze altijd op mij kan terugvallen. Als vraagbaak, sparringpartner of coach.

Handreiking voor een circulaire werkwijze bij de inrichting van speelruimte

Circulair inkopen gaat over het vergroten van de positieve impact. Wat is mooier om dit te doen dan via spelen in de buitenruimte? Lotte van Weert (Procurance) en Elske Oost-Mulder (OBB Ingenieursbureau) zetten zich in om de MRA-gemeenten die kant op te bewegen, maar dan wel duurzaam. Dit doen ze in woord en daad. Nieuwe loot aan hun stimuleringsstam is een handreiking gemaakt voor een circulaire werkwijze bij de inrichting van speelruimtes.

Ontdekken, uitdagen, bewegen, ontmoeten, spelen en sporten. Gevraagd naar de meerwaarde van buitenspelen zijn dit voor Lotte en Elske de sleutelwoorden. “Denk maar aan je eigen mooie herinneringen aan buiten spelen. Het is een basisvoorwaarde voor een goede ontwikkeling van kinderen.”

Maak er werk van

Met de Handreiking Speelruimte Interactief hebben beiden een handzaam product afgeleverd om hier werk van te maken. Het document, online te vinden op mraduurzaam.nl, bevat tal van tips om het buiten spelen aantrekkelijk te maken. Maar met een plus: volledig circulair. “Dat begint overigens met dingen weghalen. Iedereen gaat ervan uit dat een speelruimte speeltoestellen heeft die een gemeente moet aanschaffen en onderhouden. Maar de openbare ruimte is eigenlijk al een grote speeltuin. Een slootje is bijvoorbeeld ook al een speeltoestel. En overal staat wel een klimboom, dus waarom nog een klimtoestel neerzetten? Met zo’n speelboom pak je ook meteen het klimaat en de biodiversiteit mee. Op die manier realiseer je  in één klap drie doelen.”

Veel van de huidige toestellen zijn namelijk al behoorlijk circulair

Kennisbron

Als het zo gemakkelijk is, waarom dan die handreiking? “In de eerste plaats geeft onze handreiking allerlei tips om het buiten spelen nog aantrekkelijker te maken. Het is dus voor gemeenten een kennisbron. Aanvullend blijven speeltoestellen natuurlijk een rol spelen om kinderen enthousiast te maken voor het spelen in de buitenlucht. Doe dat dan met circulaire materialen. Verder schenken we aandacht aan communicatie. Ook op dat terrein is actie nodig om ouders te stimuleren hun kinderen letterlijk en figuurlijk meer de ruimte te geven. Vergeet niet dat participatie altijd maatwerk is. Je moet weten wie je voor je hebt. Daarom besteden we veel aandacht aan de vraag waar ouders zelf op tienjarige leeftijd speelden. Dat is een mooi vertrekpunt . Dat gaat dan vaak over avonturen in het bos, voetballen op een veldje in de buurt, tikkertje doen en ga zo maar door. De ervaring is dat je dan een heel ander gesprek hebt over buiten spelen.”

Speeltoestellen

De handreiking rekent voor dat circa 80% van het buitenspelen in de buurt plaatsvindt. Voor de overige 20% zijn speeltoestellen nodig. “Deze blijven dus belangrijk. Ze dagen uit, ook tot het verleggen van grenzen. Niet alleen op het gebied van spelen, maar ook van sporten.” Hun advies op dit punt is duidelijk: zet voor de nabije toekomst in op het plaatsten van circulaire speeltoestellen. Dat is echt niet zo moeilijk, laten Lotte en Elske weten. “Veel van de huidige toestellen zijn namelijk al behoorlijk circulair. Ze zij gemaakt van hout, staal of gebruikt plastic. Alleen ontbreekt het meestal aan verantwoordelijkheid aan de achterkant. Leveranciers leveren wel, maar nemen nog niet terug. En dat gaat als het aan ons ligt nu veranderen. Men moet de hele cyclus tussen de oren krijgen. Dus speeltoestellen plaatsen die gemaakt zijn van circulaire materialen die je op het eind van de levensloop van het toestel weer kunt hergebruiken. Dan is de cirkel rond.”

Op dit punt komt de handreiking goed van pas. “Wij laten hierin de mogelijkheden op dit gebied zien, met inbegrip van voorbeelden van de stappen die leveranciers al maken bij het toepassen van de circulaire grondbeginselen. En we geven gemeenten tips om hun werkwijzen meer circulair in te richten en hierbij de leveranciers te betrekken om zo samen op weg te gaan naar meer duurzame werkwijzen. Het mooiste is overigens als men hier een richtlijn voor opstelt. Dan moet men wel.”

Integrale gebruikslaag

Opmerkelijk is dat de praktijk leert dat groen denken aanzet tot groen doen. “We zien dat gemeenten die dit omarmen heel anders tegen de openbare ruimte gaan aankijken. Men pakt het opeens veel integraler op en begint spontaan andere zaken te verduurzamen. Dat varieert van een groene inrichting tot het aanpakken van straatmeubilair, hekwerken en verhardingen. Men pakt het als een project op en kijkt daarbij ook naar de toekomst. We zien ook andere manieren van begroten, bijvoorbeeld op thema in plaats van op sector. Speelruimte blijkt dan een heel mooie springplank om na te denken over hoe een buurt er over dertig jaar uitziet en functioneert. Sowieso zijn veel gemeenten bezig met het in de vingers krijgen van circulaire gebiedsontwikkeling. En daar past onze handreiking over speelruimtes eigenlijk naadloos in. Dit maakt de speelruimte tot een gebruikslaag over alle openbare ruimte heen.”

Groen denken zet aan tot groen doen

Drieslag

Om gemeenten in dit denken op weg te helpen, zijn aanvullend op de handreiking cursussen over beleid, en uitvoering. “Daarbij pakken we ook het stukje circulaire inkoop mee. Ambtenaren van de MRA kunnen hieraan meedoen, ook via online sessies.” Wat de aanpak verder vergemakkelijkt is of een gemeente al circulair beleid voert. “Dat hebben we ervaren in Almere. Daar was de mogelijkheid om én het beleid én de vakgroep én de aanbesteding voor zowel onderhoud als leveringen in één slag te doen. Eigenlijk is dat ook wel noodzakelijk. Wanneer die drie takken samenkomen, kun je echt in zo’n vier jaar die omslag maken. Mensen beginnen het ook echt leuk te vinden met als gevolg dat de rest van de organisatie mee gaat doen.” Is dit niet een voorbeeld van wishful thinking? “Nee hoor, in Almere is het al gelukt. En ook Tilburg, Assen en Veenendaal zijn druk bezig hieraan handen en voeten te geven in hun organisatie.”

Handreiking voor een circulaire werkwijze bij de inrichting van speelruimte

Auteur Jan de Graaf (dgcommunicatie.nl)

Robin van de Graaf

Samenwerken gaat verder dan alleen procesafspraken vastleggen

De inrichting van de inkooporganisatie en de invulling van de rol van inkoopadviseur is bij iedere organisatie altijd net weer anders. En toch kom ik bij elke opdracht dezelfde uitdaging tegen:

Hoe zorg ik voor een goede samenwerking?

Als inkoopadviseur geef ik advies en ben ik niet de uiteindelijk belanghebbende. Daarom vind ik het zo belangrijk om de organisatie mezelf eigen te maken. Want op die manier leer ik de belangen beter kennen en kan ik beter samenwerken met mensen in een projectgroep: de belanghebbenden.

Hoe ik dat doe?

Ik ben in de basis een jurist en ik houd ervan om zaken concreet te maken. Standaard heb ik dan ook oog voor procesafspraken. En bespreek ik met de leden van de projectgroep:

Wat mogen jullie van mij verwachten?

Wat verwacht ik van jullie?

Hoe kunnen we hier samen een duidelijk invulling aan geven?

Maar eigenlijk doe ik veel op gevoel.

Ik probeer namelijk te achterhalen wat de projectleden, het liefst intrinsiek, motiveert als het gaat om de specifieke inkoopopdracht.

Dus vraag ik waar iemand vrolijk van wordt én waar zijn/haar allergie zit. Dat doe ik bijvoorbeeld door te vragen: “Hoe wil je niet of juist wel aangesproken worden? En wat vind je nou bloedirritant in een samenwerking?”

Het zijn wellicht basale en vanzelfsprekende zaken om te bespreken.

En toch gebeurt het niet standaard dat dit soort persoonlijke zaken worden uitgesproken.

Jammer, want ik merk dat door dit soort zaken hardop uit te spreken een positieve impact op de samenwerking heeft en door iedereen als prettig wordt ervaren.

Heeft jouw organisatie templates voor aanbestedingsdocumenten, maar zijn ze verouderd, niet volledig of worden ze simpelweg niet gebruikt, omdat ze niet lekker werken en werkt iedereen liever met “eigen” templates?

Dan ontstaat niet alleen risico dat de uniformiteit in aanbestedingen namens jouw organisatie ver te zoeken is, maar ook dat er juridische missers gemaakt worden.  

De standaarddocumenten van Procurance

Onze standaarddocumenten zijn de oplossing:

• De formats zijn juridisch gecontroleerd en goedgekeurd door advocatenkantoor CMS Nederland.
• Je krijgt geen klachten van inschrijvers over onjuistheden en/of onleesbaarheid.
• Je maakt de uitvraag interessanter, omdat de documenten makkelijk in gebruik en goed leesbaar zijn.  

Meer weten? Vraag de brochure aan via projectbureau@procurance.nl

Van administratieve ondersteuning tot maatwerk op het hoogste niveau

Het Procurance-projectbureau bestaat uit diverse inkoop- en projectadviseurs, zoals Marieke Harkink, Fleur Noordzij en Nadieh Cakar. Zij nemen met liefde werk uit handen.

Als klant heb je één contactpersoon, waarmee je afspraken maakt over het werk dat gedaan moet worden. Dat kan van administratieve tot en met de volledige ondersteuning gaan. Je kiest de ondersteuning die je op dat moment nodig hebt.

Het is ook mogelijk om een organisatie-eigen-projectbureau op te leiden. Onze standaarden, tips, trucs en handleidingen zijn de basis van de praktijkgerichte opleiding die wij via Workademy aanbieden. En maatwerk is natuurlijk altijd mogelijk.

Twee klanten over de samenwerking met het projectbureau

Lees hier over de ervaring van Natasja Logemann, zelfstandig inkoopadviseur, als het gaat om het samenwerken met het projectbureau.

Jacqueline Klaassen van Quintense vertelt hier haar verhaal.

Wil jij ons projectbureau komen versterken?

We zoeken momenteel nieuwe collega’s voor ons projectbureau. Zowel een senior projectadviseur als minder ervaren adviseurs die het vak graag leren.

Lees hier meer over de vacature.

Mijn werk en ik

Lotte van Weert:

Ik werk nu vier jaar als inkoopadviseur bij Procurance. Collega’s en klanten waarderen mijn enthousiasme, doorzettingsvermogen en het feit dat ik het belangrijk vind om altijd het beste resultaat te behalen. Niet alleen voor mijzelf, maar ook voor mijn projectgroep.

Ik krijg ontzettend veel energie om mensen te faciliteren bij een inkoopproces. Daarnaast vind ik het leuk om anderen te enthousiasmeren voor het inkoopvak. En vind ik het een uitdaging om inschrijvers altijd de juiste en gerichte feedback te geven op hun inschrijving.

Mijn sport en ik

Naast mijn werk schaats ik, ben ik regelmatig te vinden in de sportschool, loop ik hard, fiets ik en zet ik me op sportieve wijze graag in voor het goede doel Stichting Kinderen Kankervrij.

Tijdens mij studie facility management ben ik gestopt met schaatsen als topsport, maar ben mezelf blijven uitdagen op het gebied van sport. Ik heb namelijk tweemaal Giro di KiKa gefietst, dat is een fietstocht van 1.000 km in 6 dagen in de Dolomieten. Dit was een hele mooie en bijzonder periode.

Sporten is de basis: voor mij én voor mijn werk

Na mijn studie heb ik mij volledig op het werk gericht. Op het eerste gezicht twee compleet verschillende werelden, maar niets is minder waar.

Sinds ik ben begonnen met het werken bij Procurance, herken ik de volgende kernwaarden uit de topsport. Er worden keuzes gemaakt, alle mogelijke kansen worden benut en hindernissen worden overwonnen. Daarbij zijn discipline en een gezonde dosis doorzettingsvermogen vereist. En een stip op de horizon is van belang om succesvol te kunnen zijn. En bij iedere aanbesteding is er zo’n stip.

Ik zie veel voordelen van het sporten voor het werk: het brengt focus, effectiviteit en creativiteit.

Los van het feit dat sporten mijn basis is, is sporten voor iedereen belangrijk. Voor de focus, effectiviteit en creativiteit in het werk.

Een gezonde balans van ontspanning en spanning is nodig om goed te kunnen blijven presteren.

De momenten van sporten geven mij altijd een nieuwe impuls van energie. Maar het brengt mij ook tot andere inzichten. En soms heb ik ineens de oplossing scherp, voor een vraagstuk waar ik achter mijn bureau telkens op stuk liep.

Door te sporten voorkom ik onnodig stress of kan ik de stress beter managen en houd ik plezier in wat ik doe.

Ik ga daarom regelmatig ’s morgens voor werktijd sporten: dan begin ik de dag goed en relativeer ik wat er komen gaat. Dit brengt mij in een positieve flow en deze flow neem ik de hele dag mee. Het sporten na het werken, zorgt ervoor dat ik mijn werkdag echt afsluit.

Ik waardeer het enorm dat Procurance mij de ruimte geeft om mijn tijd zelf in te delen en mij zo de mogelijkheid biedt om te blijven sporten.

Boudewijn is naast senior inkoopadviseur, mede-eigenaar van Procurance en bedenker van Procureplan.

Van inschrijver naar inkoper

Voor Procurance heb ik ongeveer drie jaar lang ingeschreven op aanbestedingen. Daar is mijn interesse ontstaan voor Europees aanbesteden. Ik vond het eerst wat vaag, maar ontdekte al snel dat er een hele wereld achter zat.

Na wat kleine omzwervingen, ben ik Yvette tegengekomen en toen is het Procurance balletje snel gaan rollen.

Ik heb diverse inkoopopleidingen en de leergang aanbesteden gevolgd, terwijl ik met collega’s volop aan het werk was en vlieguren kon maken. De rol van inkoper binnen Procurance vond ik gelijk leuk en leerzaam. Bij andere werkgevers merkte ik na een aantal jaren vaak wat onrust en was ik toe aan iets nieuws. Bij Procurance heb ik een solide basis met leuke collega’s, terwijl ik heel veel verschillende soorten aanbestedingen voor diverse opdrachtgevers heb uitgevoerd. En dat doe ik nog steeds met veel plezier.

Waarom ik aanbesteden leuk vind

Bij een Europese aanbesteding komen verschillende vakgebieden om de hoek kijken. Je hebt een bedrijfskundige bril nodig, omdat iedere organisatie toch weer anders is en processen soms verbeterd moeten (of kunnen) worden. En je de financiën moet snappen. Daarnaast komt er een technische bril bij: als inkoper ben je dan wel niet de inhoudelijk deskundige, maar je moet wel snappen waar het over gaat. En tenslotte is met alle wet- en regelgeving een juridische kijk eigenlijk de basis.

Zo kan ik voor verschillende opdrachtgevers eenzelfde aanbesteding uitvoeren, zonder dat het als een herhaling voelt. Het is namelijk altijd weer anders.

Van inkoper naar mede-eigenaar van Procurance en Procurebright

Op het moment dat ik ergens gedetacheerd zat en klanten erachter kwamen dat ik handig ben met Excel, werd ik vaak verantwoordelijk om de aanbestedingskalender bij te houden. En toen dacht ik al snel: “dat moet handiger kunnen!” Maar er was geen product te koop. En daarom zijn we ooit zelf een product gaan ontwikkelen wat nu beter bekend is als Procureplan. Dat is ondergebracht in een apart bedrijf, Procurebright. Ik ben heel trots op waar we nu staan, met een ISO certificering, een eigen ontwikkelaar en iemand die verantwoordelijk is voor implementatie.

Omdat ik Procurance een mooi bedrijf vond (en vind), een goede klik met Bart en Yvette heb en ik graag, naast inkoop, ook op een andere manier wilde bijdragen aan de organisatie, ben ik in 2019 mede-eigenaar geworden. Eigenlijk was het niet meer dan een logisch gevolg van een super samenwerking.