Categorie: Best Practices

Naast het werk binnen het projectbureau, wordt Marieke Harkink ingezet bij allerlei projecten die indirect met inkopen te maken hebben. Zo heeft zij in de afgelopen jaren de gemeenten Hardenberg en Ommen (mede) mogen ondersteunen bij de ontbinding van de gezamenlijke bestuursdienst en het opzetten van de nieuwe inkoopafdeling.

Hieronder een aantal mooie aanbevelingen die uiteraard op naam van Marieke staan, maar een mooi voorbeeld zijn van hoe klanten het projectbureau ervaren:

Raymond Postma, inkoopcoördinator:

“Je bent een prettige persoon om mee samen te werken die open en transparant is. Je hebt aandacht voor het zakelijke aspect, maar ook voor de menselijke kant wat de samenwerking ten goede komt.

Je pakt projecten projectmatig en procesmatig op. Hierdoor ontstaat een duidelijk en overzichtelijk structuur (wie/wat wordt er van elkaar verwacht). Je geeft mensen de ruimte om input te geven om zo tot een gezamenlijk traject en resultaat te komen, waarbij je de ambitie en doelen niet uit het oog verliest. 

Je bent communicatief sterk zowel in woord als geschrift en je denkt mee in oplossingen.

Kortom, ik heb deze periode als een mooie en fijne samenwerking ervaren!”

Inge Meems, contractmanager Maatschappelijk Domein

“Ik heb een aantal maanden samen mogen werken met Marieke. In onze samenwerking heb ik haar leren kennen als een fijne, enthousiaste en zeer kundige collega die binnen het Sociaal Domein diverse open-house inschrijvingen heeft afgehandeld.

Vanuit inkoop pakte zij dit professioneel constructief op en sloot ze aan op de behoefte van de organisatie.

Haar advies is passend en goed onderbouwd en met een goede afweging tussen de belangen van de organisatie en de belangen van de inschrijvers.”

Vanessa Gosselink, voormalig gemeentesecretaris | algemeen directeur | directeur bedrijfsvoering | bestuurder bij respectievelijk Tribuut en gemeenten Dronten en Hardenberg (en momenteel a.i. gemeentesecretaris van gemeente De Wolden) over haar samenwerking met Yvette Berkel en andere collega’s van Procurance:

Procurance doet op het gebied van inkoop en aanbesteding niet alleen wat gevraagd wordt, maar denkt actief mee en klantgerichtheid, snelheid in handelen en helder en duidelijk communiceren zit in hun DNA

Dit ‘DNA’ van Procurance is voelbaar bij iedere medewerker en maakt Procurance nèt even anders en prettiger samenwerken dan andere inkoop bureaus.  

Het maakt ook niet uit of je Procurance inschakelt voor een eenmalig inkoop traject of om de hele inkoopfunctie binnen jouw organisatie te herzien, zij zorgen er voor dat er resultaat wordt geboekt en dat jouw eigen medewerkers mee kunnen lopen, zodat kennis ook in de organisatie wordt geborgd.  

Ik heb inmiddels in meerdere organisatie met Procurance samengewerkt en telkens is met succes een situatie van onrechtmatigheid hersteld en is een herziene en efficiënte inkoopfunctie gerealiseerd. 

Kortom: een onmisbare partij als je écht tot resultaten op het gebied van inkoop en aanbesteding wilt komen! 

Aanleiding – heroriëntatie ICT applicaties

Tijdens het ontstaan van de gemeente het Hogeland zijn verschillende overeenkomsten voor applicaties van de oude gemeentes verlengd, dan wel aangepast omwille van de continuïteit van de bedrijfsvoering van de nieuwe gemeente.

Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid moeten in een korte periode diverse contracten opnieuw worden aanbesteed.

Bij voorkeur voert de gemeente (Europese) aanbestedingen uit op momenten die logisch samenhangen met de verdere ontwikkeling van applicaties binnen het IT‑landschap. Op deze wijze leveren aanbestedingen een strategische bijdrage aan de lange termijn continuïteit en stabiliteit van onze dienstverlening én voorkomen we kapitaalvernietiging en capaciteitsverspilling door migraties die louter zijn ingegeven door aflopende contracten.

Van een advies naar een uitvoeringsplan

Maar hoe moet worden gebalanceerd tussen rechtmatigheid en doelmatigheid?

Dit werd door alle betrokkenen ervaren als een dilemma.

Namens Procurance hebben Rachel Heeringa en Kim Borgman, in samenwerking met Marja Hissink (zelfstandig inkoopadviseur op het gebied van IT) en Karin van Dijk (aanbestedingsjurist van De Leeuw & Partners) een advies uitgebracht om antwoord te geven op deze balans-vraag en om richting te geven aan hoe vanaf nu te handelen.

Om te komen tot dat advies, is, naast de rechtmatigheid, vanuit andere perspectieven (doelmatigheid, ontwikkelingen binnen het vakgebied en/of het eigen informatiebeleid) onderzocht wat een passend en praktisch uitvoeringsplan is. Dat uitvoeringsplan is in een aanbestedingskalender verwerkt.

Naast een contractenanalyse zijn alle betrokken applicatie-eigenaren, team Automatisering en het team Informatiemanagement geïnterviewd, zodat het advies uiteindelijk gedragen werd door de hele organisatie. Inmiddels is de gemeente bezig met de uitvoering van de aanbestedingskalender.

De ervaring van de opdrachtgever

Willem Jan Stuut (team Informatiemanagement en opdrachtgever van Procurance) heeft de samenwerking met een 9 beoordeeld:

“Het was even zoeken naar de juiste vorm bij het opstarten van het project vanwege m.n. de coronamaatregelen. We hebben prettig contact gehad gedurende het project via mail en videovergaderingen. Er werd op tijd aangegeven wat er nog van ons werd verwacht, en we kregen tussentijdse terugkoppeling van de voortgang. We kregen positieve feedback vanuit de organisatie over de interviews.”

Ramon Lamberink werkte in diverse projecten samen met Bart Visser, adviseur water bij de gemeente Hardenberg. Het havenproject is een recent voorbeeld.

“Ramon is een zeer betrokken collega: zowel persoonlijk als bij onze projecten”, aldus Bart.

“De inkoopprocessen worden goed georganiseerd en begeleid, maar er is zeker ook ruimte voor een geintje. Ramon is een zeer prettige collega om mee samen te werken.”

“BNNVARA is aanbestedingsplichtig, maar het aantal opdrachten dat Europees aanbesteed moet worden is te beperkt om een zelfstandige inkoopafdeling te verantwoorden. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een organisatie die ons kan helpen bij de uitvoering van de grotere inkooptrajecten. We hebben voor Procurance gekozen, omdat de bedrijfscultuur van dat bedrijf goed bij de onze past. Het zijn kundige inkoopconsultants die voor kwaliteit gaan en het zijn vooral ook prettige mensen om mee te werken. Samen met Procurance hebben we al diverse aanbestedingstrajecten succesvol afgerond. De inkoopconsultants komen op ons verzoek alleen naar Hilversum als ze hier nodig zijn, verder werken zij veel op afstand. Door vooraf een goede planning te maken en te bespreken wat we hierbij van elkaar verwachten loopt de samenwerking erg soepel.”

Richard Ros
Facilitair manager BNNVARA

Het inkoopteam van de Hogeschool Utrecht (hierna: HU) had begin van het jaar 2020 gebrek aan capaciteit, terwijl er diverse grote en complexe aanbestedingen begeleid moesten worden. Eén van die trajecten was het begeleiden van de aanbesteding van inhuur van al het ondersteunend beroepspersoneel. Mede vanwege een rechtmatigheidsissue, moest dat traject zo snel mogelijk van start gaan.

Volledig op afstand

In maart 2020, middenin de eerste weken van de lockdown, is Rachel gestart met de procesbegeleiding van het aanbestedingsproject. Dat was een rare start:

“Als adviseur ben ik gewend om op afstand projecten te begeleiden. Maar ik vind het wel belangrijk en fijn om mijn klanten persoonlijk te kennen. Of in ieder geval live te ontmoeten. Maar dat kon nu niet. Daarom heb ik, samen met de projectgroep, vanaf het eerste moment veel telefonisch en video-bel contact gehad. Het verbaasde mij – op een positieve manier – hoe goed dat bij de HU was geregeld. Niet alleen de systemen, maar ook alle personen zorgden voor een warm welkom. Ik voelde me op afstand direct onderdeel van het projectteam.”

In nauwe samenwerking met de projectleider Henk Hermsen en het projectteam, is vervolgens in relatief korte tijd een plan van aanpak opgesteld en goedgekeurd, waarna de aanbestedingsdocumenten zijn voorbereid en gepubliceerd.

Balanceren

Omdat er veel druk op het project stond, was het de kunst om de balans te vinden tussen een gedegen en zorgvuldige voorbereiding versus snelheid. En tussen rechtmatigheid en doelmatigheid. Een adviseur speelt dan een belangrijke rol. Niet alleen inhoudelijk, maar ook in de manier van communiceren.

“De communicatie met Rachel was zeer goed. Zij was actief, betrokken, en gaf ook ongevraagd advies”, aldus Henk Hermsen.

“Ik was dan wel het aanspreekpunt voor de projectgroep, maar op de achtergrond heb ik veel hulp gehad van collega’s en aanbestedingsjuriste Karin van Dijk van De Leeuw & Partners aanbestedingsjuristen. Ik stond er niet alleen voor en kon ieder moment gebruik maken van een sparringpartner. Als Procurance-team zijn we gewend om flexibel in ons werk te zijn en dus snel bij te springen bij projecten als dat nodig is. Dat is zo leuk aan het werken bij een adviesbureau als Procurance”, vertelt Rachel.

De kracht van Procurance

Bij de HU is die inzet door het Procurance team op een zeer positieve manier opgevallen. Want zij hebben onze dienstverlening met een rapportcijfer 9 beoordeeld: “De dienstverlening van Procurance was goed. Als er aanvullende expertise nodig was werd dit, geruisloos, bijgeschakeld.”

Rachel heeft eenzelfde hoge score ontvangen, met de volgende motivering:

“Rachel heeft ons tijdens een aanbesteding van een raamovereenkomst voor de inhuur van tijdelijke krachten begeleid. Rachel is zeer deskundig en een prettig persoon om mee samen te werken. Een adviseur | sparringpartner die waarde toevoegt. Dit heeft er toe geleid dat we tot een uitstekende oplossing zijn gekomen binnen de gestelde tijd. Van harte aanbevolen.”

Kadaster had behoefte aan extra capaciteit en expertise binnen het ICT Inkoopadviesteam. De directie ICT is zo goed als de grootste directie binnen het Kadaster met ruim 600 mensen. Twee andere grote directies zijn de Geo- en Vastgoedinformatie en Advies en Landregistratie en Geografie. Totaal werken voor het Kadaster zo’n 2500 mensen verspreid door het land.

Inkoopadviseur Kim is werkzaam bij het Kadaster in een team van 9 Inkoopadviseurs. Zij begeleidt in deze rol kleinere en ook grotere aanbestedingen. Kim werkt veel samen met haar directe inkoopcollega’s maar ook met de collega’s van contractmanagement ICT. Kim heeft gemiddeld zo’n vijf projecten onder handen, waarbij zij de regie voert over het inkoopproces. Voorbeelden van projecten waar ze mee bezig is zijn attack and penetration testen, Privileged Access Management en digitale ondertekening.

Jacob Paas, Manager Inkoop en Risicomanagement:
“We zijn erg blij met de inzet van Kim en de kennis en vaardigheden die ze meebrengt. Daarnaast is het erg handig dat ze altijd kan terugvallen op een of meer van haar Procurance collega’s. Er is altijd wel iemand die ervaring heeft op het gebied waar op dat moment behoefte is aan kennis en ervaring.”

“Drukwerkdeal.nl is sinds 2005 marktleider in online drukwerk voor de zakelijke markt en sinds eind 2014 onderdeel van het aan de NASDAQ-genoteerde Cimpress Plc. ook wel bekend als Vistaprint. De overname leek vooraf voordelen te bieden, doordat Drukwerkdeal.nl gebruik kon maken van de inkoopkennis en -macht van het grotere Cimpress. Een jaar na de overname bleken dergelijke voordelen lastiger te realiseren dan gedacht. Pas nadat Cimpress voor verregaande decentralisatie had gekozen kwam er in Nederland meer autonomie over de inkoopprocessen en kon worden gewerkt aan het opnieuw opzetten van langdurige relaties met leveranciers.

Begin 2016 besloten wij daarom het heft weer in eigen hand te nemen en een dedicated Drukwerkdeal.nl-inkoopafdeling te installeren. Voor het opzetten en inrichten van onze eigen supply chain schakelden we Procurance in voor de bij deze inkoopreorganisatie benodigde expertise en ondersteuning. 

Als eerste bracht Procurance door middel van een inkoopscan prioriteiten, bottlenecks en potentiële verbeterpunten in kaart. Dit traject van drie maanden resulteerde in een optimalisatieplan, met daarin onder andere aanbevelingen over positionering en inrichting van inkoop, inkoopbeleid, sourcing en leveranciersstrategie en herijking van de strategische, tactische en operationele rollen en taken. Na deze eerste fase van inzicht verschaffen en advisering, heeft Procurance door de inzet van een consultant gedurende negen maanden bijgedragen aan een succesvolle implementatie. Deze leidde tot een sterk verbeterde relatie met de leveranciersmarkt, vele procesverbeteringen en zeer grote besparingen.”

Haico Meijerink
Directeur Drukwerkdeal.nl